GAEB Datei öffnen und erstellen — Formate, Viewer und Praxistipps

Kurzantwort

GAEB-Dateien sind standardisierte Ausschreibungsformate im Bauwesen. Zum Öffnen benötigen Sie einen GAEB-Viewer wie gaeb-online.de (kostenlos) oder eine Handwerkersoftware mit GAEB-Schnittstelle. Die gängigsten Formate sind X83 (Leistungsverzeichnis als XML) und D84 (Angebot mit Preisen).

Was ist GAEB?

GAEB steht für Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen. Der Verein hat ein standardisiertes Dateiformat entwickelt, mit dem Leistungsverzeichnisse (LV), Angebote und Aufmaße zwischen Auftraggebern und Auftragnehmern digital ausgetauscht werden.

In der Praxis bedeutet das: Ein Architekt oder Planer schickt Ihnen eine GAEB-Datei mit dem LV. Sie importieren die Datei in Ihre Software, kalkulieren Ihre Preise und senden das Angebot als GAEB-Datei zurück. Kein Abtippen, keine Übertragungsfehler, alles strukturiert.

Gerade bei öffentlichen Ausschreibungen ist GAEB Pflicht. Aber auch immer mehr private Auftraggeber und Generalunternehmer setzen auf den Standard — wer GAEB nicht kann, verliert Aufträge.

Die GAEB-Formate im Überblick

Es gibt zwei Generationen von GAEB-Formaten: die älteren Formate (GAEB 90/GAEB 2000) mit dem Präfix P und die aktuellen XML-Formate (GAEB XML 3.x) mit dem Präfix X oder D.

GAEB 90 / GAEB 2000 (ältere Formate)

GAEB XML 3.x (aktueller Standard)

Was ist der Unterschied zwischen X83 und P83?

Technisch enthalten beide dieselbe Information — ein Leistungsverzeichnis mit Positionen, Mengen und Einheiten, aber ohne Preise. Der Unterschied liegt in der Struktur:

• P83 ist ein zeichenbasiertes Format mit festen Satzlängen (80 Zeichen pro Zeile). Stammt aus den 1990er-Jahren.
• X83 ist XML-basiert, flexibler, besser maschinenlesbar und der aktuelle Standard.

In der Praxis bekommen Sie heute meistens X83-Dateien. Aber es gibt noch genug Planer, die mit älterer Software arbeiten und P83 senden. Ihre Software sollte beides können.

Wie öffnet man GAEB-Dateien?

Option 1: Kostenloser Online-Viewer

Wenn Sie nur schnell reinschauen wollen, ohne das LV zu bearbeiten:

1. Öffnen Sie gaeb-online.de im Browser
2. Laden Sie die GAEB-Datei hoch
3. Das LV wird als strukturierte Tabelle angezeigt
4. Export als Excel oder PDF möglich

Vorteil: Kostenlos, sofort nutzbar, kein Install. Nachteil: Keine Kalkulation möglich, Daten werden auf fremden Server hochgeladen.

Option 2: Desktop-Viewer / Converter

Für regelmäßige Nutzung lohnt sich ein eigenständiges Programm:

• GAEB-Viewer installieren (z.B. GAEB-365 oder Compa)
• GAEB-Datei per Doppelklick oder Drag & Drop öffnen
• LV durchblättern, drucken oder als Excel exportieren
• Bei kostenpflichtigen Versionen: Preise eintragen und als D84/X84 exportieren

Option 3: Handwerkersoftware mit GAEB-Import

Die professionellste Lösung: Ihre Branchensoftware importiert die GAEB-Datei direkt in ein Angebot. Sie kalkulieren mit Ihren hinterlegten Artikeln und Lohnkosten, und die Software erzeugt automatisch die Angebots-GAEB (X84/D84).

Das spart die meiste Zeit und vermeidet Fehler beim Übertragen.

GAEB-Viewer und Software im Vergleich

Welche Software für wen?

• Gelegentlich ein LV anschauen: gaeb-online.de reicht völlig
• Kleinbetrieb, 1-5 Angebote im Monat: GAEB-365 oder Compa
• Mittlerer Betrieb mit regelmäßigen Ausschreibungen: WinGAEB oder Compa
• Große Projekte, öffentliche Auftraggeber: ORCA AVA oder California.pro

GAEB-Datei erstellen: So geht's

Wenn Sie ein Angebot als GAEB-Datei abgeben müssen:

1. LV importieren — X83/P83 in Ihre Software laden
2. Positionen kalkulieren — Einheitspreise eintragen (Lohn + Material + Zuschläge)
3. Plausibilität prüfen — Stimmen die Mengen? Fehlen Positionen?
4. GAEB exportieren — Als X84 oder D84, je nach Vorgabe des Auftraggebers
5. Testlauf — Die exportierte Datei selbst nochmal in einem Viewer öffnen und prüfen

Tipp: Immer das geforderte Format liefern

Steht in der Ausschreibung "Angebot als GAEB X84", dann liefern Sie X84 — nicht D84, nicht Excel, nicht PDF. Falsche Formate können zum Ausschluss führen, besonders bei öffentlichen Vergaben.

Typische Fehler beim GAEB-Import

1. Zeichensatz-Probleme

Ältere P83-Dateien verwenden manchmal den Zeichensatz ISO 8859-1 statt UTF-8. Ergebnis: Umlaute werden zu Sonderzeichen. Lösung: In den Import-Einstellungen den Zeichensatz manuell auf "Latin-1" oder "Windows-1252" stellen.

2. Fehlende Hierarchie-Ebenen

Manche GAEB-Dateien haben eine unvollständige Gliederung (z.B. Positionen ohne Titel oder OZ-Ebenen). Die Software zeigt dann "flache" Listen statt der gewohnten Baumstruktur. Lösung: Beim Absender nachfragen oder die Struktur manuell anlegen.

3. Mengenangaben in falscher Einheit

Klassiker: Der Planer schreibt die Menge in Meter, meint aber laufende Meter. Oder "Stück" statt "Paar". Immer die Einheiten und Mengen kritisch prüfen, bevor Sie kalkulieren.

4. Doppelte Ordnungszahlen

Wenn der Planer das LV schlampig erstellt hat, kommen doppelte OZ (Ordnungszahlen) vor. Die meisten Viewer melden das als Fehler. Lösung: Datei an den Planer zurückgeben oder die OZ manuell korrigieren.

5. Inkompatible GAEB-Version

Sie bekommen eine X83-Datei, aber Ihre Software kann nur P83. Oder umgekehrt. Lösung: Mit einem Converter (z.B. gaeb-online.de oder GAEB-365) zwischen den Formaten konvertieren.

6. Leere Langtext-Felder

Die Kurzbezeichnung steht da, aber der Langtext fehlt. Das ist problematisch, weil im Langtext oft die genauen Anforderungen stehen. Lösung: Immer beide Felder prüfen. Wenn der Langtext fehlt, beim Planer nachfragen.

Praxistipp: GAEB-Workflow im Handwerksbetrieb

Ein effizienter Workflow sieht so aus:

1. Eingang: GAEB-Datei per E-Mail empfangen
2. Schnellcheck: Im kostenlosen Viewer öffnen — lohnt sich das Projekt überhaupt?
3. Import: In die Handwerkersoftware laden
4. Kalkulation: Positionen mit hinterlegten Artikeln und Stundenverrechnungssätzen befüllen
5. Prüfung: Gesamtsumme plausibel? Alle Positionen kalkuliert?
6. Export: Als GAEB X84/D84 + zusätzlich als PDF für die Akte
7. Versand: Per E-Mail oder über die Vergabeplattform hochladen

Wer diesen Workflow beherrscht, spart pro Angebot locker 1-2 Stunden gegenüber manuellem Abtippen.

Häufige Fragen

Kann ich GAEB-Dateien mit Excel öffnen?

Nein, nicht direkt. GAEB-Dateien haben ein eigenes Format. Sie können aber mit einem Viewer oder Converter die Daten nach Excel exportieren. Umgekehrt können manche Programme Excel-Tabellen in GAEB konvertieren — das ist aber fehleranfällig und nicht empfehlenswert.

Ist GAEB kostenlos?

Der GAEB-Standard selbst ist frei nutzbar. Die Spezifikation kann beim GAEB e.V. eingesehen werden. Software zum Lesen und Schreiben gibt es kostenlos (gaeb-online.de für Viewer) oder kostenpflichtig (für Kalkulation und Export).

Muss ich GAEB können?

Bei öffentlichen Ausschreibungen ja — da ist GAEB-Abgabe meist Pflicht. Bei privaten Aufträgen kommt es auf den Auftraggeber an. Aber: Wer GAEB beherrscht, wirkt professioneller und spart Zeit. Es lohnt sich also in jedem Fall.

Was kostet eine GAEB-Software?

Von kostenlos (Viewer) über 9 €/Monat (GAEB-365) bis mehrere hundert Euro im Monat (Enterprise-AVA-Lösungen). Für die meisten Handwerksbetriebe reicht eine Lösung im Bereich 30-80 €/Monat, die GAEB-Import und -Export mit Kalkulation kombiniert.

Quellen

• GAEB e.V. — Offizielle Website
• Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) — Bundesministerium
• gaeb-online.de — Kostenloser GAEB-Viewer
• DIN-Normenausschuss Bauwesen (NABau) — Beuth Verlag